Politique de Confidentialité
mellorandiva - Plateforme de Gestion des Flux d'Approbation Budgétaire
Dernière mise à jour : 15 mars 2025
Cette politique de confidentialité décrit comment mellorandiva collecte, utilise et protège vos informations personnelles lors de l'utilisation de notre plateforme de gestion des flux d'approbation budgétaire.
1. Informations que Nous Collectons
Nous collectons les informations suivantes lorsque vous créez un compte ou utilisez nos services :
- Nom complet et titre professionnel
- Adresse électronique professionnelle
- Numéro de téléphone professionnel
- Informations sur votre organisation et département
- Rôle et niveau d'autorisation dans les processus budgétaires
Notre plateforme enregistre automatiquement certaines informations pour assurer le bon fonctionnement du système :
- Adresse IP et informations sur l'appareil utilisé
- Type de navigateur et système d'exploitation
- Horodatage des connexions et actions effectuées
- Pages consultées et fonctionnalités utilisées
- Données de performance et d'erreurs système
Dans le cadre de notre service de gestion des approbations budgétaires, nous traitons :
- Demandes de budget et montants associés
- Justifications et descriptions des dépenses
- Historique des approbations et refus
- Commentaires et annotations des approbateurs
- Documents justificatifs téléchargés
2. Utilisation de Vos Informations
mellorandiva utilise vos informations personnelles dans le strict respect de la législation canadienne sur la protection des données. Nos principales finalités d'utilisation incluent :
Prestation de Services : Nous utilisons vos données pour fournir, maintenir et améliorer notre plateforme de gestion des flux d'approbation budgétaire. Cela inclut le traitement de vos demandes, l'acheminement vers les approbateurs appropriés, et la génération de rapports de suivi.
- Authentification et gestion des comptes utilisateurs
- Routage intelligent des demandes d'approbation selon les hiérarchies définies
- Génération de notifications et alertes personnalisées
- Création de rapports analytiques et tableaux de bord
- Support technique et assistance aux utilisateurs
- Amélioration continue des fonctionnalités de la plateforme
- Conformité aux exigences réglementaires et audits internes
Nous ne vendons jamais vos informations personnelles à des tiers. Toute utilisation de vos données se limite aux finalités légitimes liées à la prestation de nos services financiers.
3. Partage et Divulgation des Données
mellorandiva peut partager vos informations dans les circonstances limitées suivantes, conformément aux lois canadiennes sur la confidentialité :
Nous travaillons avec des fournisseurs sélectionnés qui nous aident à opérer notre plateforme. Ces partenaires incluent :
- Services d'hébergement cloud sécurisé basés au Canada
- Processeurs de paiement certifiés PCI-DSS
- Services d'analyse et de surveillance de sécurité
- Fournisseurs de support technique spécialisés
Nous pouvons divulguer vos informations si requis par :
- Ordonnances judiciaires ou mandats légalement contraignants
- Organismes de réglementation financière canadiens
- Enquêtes officielles sur la fraude ou blanchiment d'argent
- Situations d'urgence menaçant la sécurité publique
Tous nos partenaires signent des accords de confidentialité stricts et sont soumis aux mêmes standards de protection des données que mellorandiva. Nous effectuons des audits réguliers pour garantir le respect de ces engagements.
4. Vos Droits et Contrôles
Conformément à la législation canadienne sur la protection de la vie privée, vous disposez des droits suivants concernant vos informations personnelles :
Vous pouvez demander une copie de toutes les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Nous fournirons ces informations dans un format structuré dans les 30 jours suivant votre demande.
Si vous identifiez des erreurs dans vos données personnelles, vous pouvez demander leur correction immédiate. Nous mettrons à jour vos informations et notifierons tous les tiers concernés.
Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve de nos obligations légales de conservation des documents financiers pendant les périodes requises.
Vous pouvez obtenir vos données dans un format portable pour les transférer vers un autre fournisseur de services, incluant l'historique complet de vos transactions budgétaires.
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing direct ou pour des raisons légitimes liées à votre situation particulière.
Dans certaines circonstances, vous pouvez demander la limitation temporaire du traitement de vos données en attendant la résolution d'un différend ou d'une réclamation.
Pour exercer ces droits, contactez notre équipe de protection des données à l'adresse indiquée ci-dessous. Nous traiterons votre demande dans les délais légaux et vous tiendrons informé du suivi donné.
5. Sécurité et Protection des Données
La sécurité de vos informations financières constitue notre priorité absolue. mellorandiva met en œuvre plusieurs couches de protection :
- Chiffrement AES-256 pour toutes les données au repos
- Protocole TLS 1.3 pour les transmissions de données
- Authentification multifacteur obligatoire pour tous les comptes
- Surveillance continue des menaces et détection d'intrusion
- Sauvegardes automatisées et chiffrées quotidiennement
- Tests de pénétration effectués par des tiers certifiés
- Formation obligatoire du personnel sur la protection des données
- Contrôles d'accès stricts basés sur le principe du moindre privilège
- Procédures d'incident de sécurité documentées et testées
- Audits de sécurité internes mensuels
- Certification ISO 27001 pour la gestion de la sécurité de l'information
En cas d'incident de sécurité affectant vos données personnelles, nous vous notifierons dans les 72 heures et fournirons des recommandations spécifiques pour protéger votre compte. Nous coopérons pleinement avec les autorités compétentes selon les protocoles établis.
6. Conservation et Suppression des Données
mellorandiva applique une politique de conservation des données qui respecte les exigences réglementaires canadiennes tout en minimisant la rétention d'informations personnelles :
- Données de compte actif : Conservées tant que votre compte reste actif plus 2 ans après la dernière connexion
- Historique des transactions budgétaires : 7 ans conformément aux obligations fiscales canadiennes
- Journaux d'audit et de sécurité : 3 ans pour les investigations potentielles
- Documents justificatifs : Période déterminée par les politiques internes de votre organisation
- Données de support client : 5 ans pour assurer la continuité du service
À l'expiration de ces périodes, nous procédons à la suppression sécurisée de vos données selon les standards industriels. Cette suppression inclut tous les systèmes de sauvegarde et archives, sauf si une obligation légale spécifique exige une conservation plus longue.
Vous pouvez demander la suppression anticipée de vos données en fermant votre compte. Cependant, certaines informations peuvent être conservées pour respecter nos obligations légales ou résoudre des différends en cours.
7. Transferts Internationaux de Données
mellorandiva privilégie le stockage et traitement de vos données au Canada. Cependant, certains services peuvent nécessiter des transferts limités :
- Services cloud basés aux États-Unis avec certification Privacy Shield ou clauses contractuelles types
- Support technique d'urgence fourni par nos partenaires européens certifiés RGPD
- Analyse de sécurité effectuée par des centres spécialisés dans des juridictions adéquates
Tous les transferts internationaux sont encadrés par des accords contractuels stricts qui garantissent un niveau de protection équivalent aux standards canadiens. Nous effectuons des évaluations régulières de ces arrangements pour maintenir la conformité.
8. Modifications de Cette Politique
mellorandiva se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité pour refléter les évolutions de nos services, les changements réglementaires ou les meilleures pratiques de l'industrie.
Nous vous notifierons de tout changement significatif par courrier électronique au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. Pour les modifications mineures, nous publierons la version révisée sur notre plateforme avec indication de la date de mise à jour.
Votre utilisation continue de nos services après les modifications constitue votre acceptation de la politique révisée. Si vous n'acceptez pas les changements, vous pouvez fermer votre compte et demander la suppression de vos données selon les modalités décrites ci-dessus.
Téléphone : +1 306 955 3852
Courrier électronique : privacy@mellorandiva.com
Délai de réponse : Maximum 10 jours ouvrables
Cette politique de confidentialité a été rédigée en conformité avec les lois fédérales et provinciales canadiennes sur la protection des renseignements personnels, incluant la LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques).